Trong bối cảnh tự chủ đại học gắn với trách nhiệm giải trình và các yêu cầu ngày càng cao của kiểm định chất lượng, việc quản lý hiệu quả công việc theo KPI (Key perfomance indicator) trở thành một yêu cầu tất yếu trong quản trị giáo dục đại học. KPI cho phép các cơ sở giáo dục đại học có thể lượng hóa rõ ràng mục tiêu, tiến độ và chất lượng công việc của cá nhân và đơn vị, phát hiện sớm các điểm không phù hợp và triển khai các hành động cải tiến dựa trên minh chứng. Quản lý theo KPI còn góp phần nâng cao tính minh bạch, khách quan và nhất quán trong đánh giá hiệu quả hoạt động, giúp nhà trường sử dụng hiệu quả nguồn lực và kiểm soát chi phí.
Hệ thống bảo đảm chất lượng (BĐCL) bên trong của Trường Đại học Kỹ thuật Y tế Hải Dương đã được xây dựng tương đối toàn diện và bài bản theo mô hình 3 cấp (Hội đồng trường, Ban Giám hiệu; Phòng Quản lý chất lượng và Thanh tra và các phòng, khoa, bộ môn, trung tâm trực thuộc trường; người phụ trách BĐCL tại đơn vị), có sự phân công trách nhiệm rõ ràng. Để hỗ trợ công tác quản lý, Nhà trường đã triển khai nhiều phần mềm nghiệp vụ riêng lẻ như quản lý đào tạo, quản lý công văn, tài chính, khảo sát ý kiến người học… Tuy nhiên, hệ thống BĐCL của Nhà trường vẫn còn bộc lộ một số hạn chế như:
- Quy trình thủ công, phân mảnh:Việc theo dõi tiến độ và hiệu suất công việc chủ yếu dựa trên các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, năm…) của từng đơn vị gửi lên. Quá trình tổng hợp, phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn báo cáo khác nhau tốn nhiều thời gian, công sức và dễ phát sinh sai sót, thiếu nhất quán.
- Thiếu khả năng giám sát thời gian thực:Việc theo dõi kết quả công việc của cán bộ, giảng viên và các đơn vị chủ yếu dựa vào báo cáo định kỳ, chưa có hệ thống hỗ trợ cảnh báo sớm. Điều này dẫn đến hiệu quả giám sát công việc của cán bộ, giảng viên thấp; đánh giá chất lượng không đảm bảo tính chính xác, khách quan.
- Hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ quản trị chưa hiệu quả:Các hệ thống phần mềm hiện có của Nhà trường còn hoạt động độc lập, chưa có sự liên thông, tích hợp dữ liệu để xây dựng hệ thống thông tin ĐBCL hiệu quả. Nhà trường chưa có công cụ phân tích dữ liệu thông minh, chưa có dashboard tổng hợp KPI theo thời gian thực.
Với mong muốn xây dựng hệ thống quản trị đại học hiệu lực, hiệu quả, hoàn thiện hệ thống BĐCL bên trong, Trường Đại học Kỹ thuật Y tế Hải Dương đã triển khai Dự án “Quản lý và giám sát hiệu quả công việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo” trong khuôn khổ của Dự án “Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong quản lý đảm bảo chất lượng giáo dục đại học tại Việt Nam” (2025–2026) thuộc Chương trình DIES – National Multiplication Training. Dự án do Nhà trường đề xuất với 03 mục tiêu:
(1) Xây dựng hệ thống giám sát KPI và hiệu suất công việc cho cán bộ, giảng viên và đơn vị trong trường, tích hợp AI để phân tích dữ liệu theo thời gian thực.
(2) Tạo dashboard báo cáo tự động bằng AI, phục vụ lãnh đạo trong việc ra quyết định quản trị.
(3) Nâng cao năng lực số và văn hóa sử dụng dữ liệu cho đội ngũ quản lý và giảng viên thông qua đào tạo và triển khai thực tế.
Dự án được triển khai thí điểm tại 02 đơn vị của Nhà trường là Phòng Quản lý chất lượng và Thanh tra, Khoa Y trong giai đoạn tháng 12/2025 đến tháng 03/2026. Với sự hỗ trợ của các chuyên gia trong lĩnh vực ứng dụng trí tuệ nhân tạo, xây dựng và triển khai KPI trong giáo dục đại học, Nhà trường hi vọng sẽ đạt được một số kết quả như: Xây dựng được danh mục KPI của các vị trí việc làm tại phòng QLCL&TT, khoa Y; Xây dựng phần mềm giúp giám sát KPI có tích hợp AI phân tích dữ liệu; Tổ chức các khóa tập huấn nâng cao kiến thức về đo lường hiệu quả, hiệu suất công việc, tối ưu hóa năng suất công việc với AI tạo sinh cho đội ngũ viên chức Nhà trường.
Kết quả của Dự án góp phần chuẩn hóa quy trình công việc, tăng tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và công bằng trong đánh giá; thúc đẩy đội ngũ cán bộ, viên chức chủ động nâng cao chất lượng công việc và từng bước hình thành văn hóa chất lượng trong Nhà trường.
Một số hình ảnh tại Workshop 1: Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong quản lý đảm bảo chất lượng giáo dục đại học tại Việt Nam
Nguyễn Thị Thanh Hương
Author: CNTT&TV
HMTU